Per ottenere risultati significativi esistono soluzioni applicative che migliorano la produttività sia delle singole persone sia dei gruppi di persone che lavorano a uno stesso progetto e devono condividere facilmente informazioni e conoscenze, senza duplicare inutilmente le attività.

Alcuni esempì permetteranno di comprendere i benefici messi a disposizione dall'innovazione a supporto della produttività.

Produttività individuale

La posta elettronica (e-mail) ha dato un contributo enorme alla produttività individuale. Il messaggio viene consegnato, anche se il destinatario è in riunione o fuori ufficio, e conservato sul suo PC, con evidenti vantaggi per le aziende: riduzione dei costi di comunicazione, velocità, facilità nella circolazione delle informazioni all'interno e all'esterno dell'azienda.

La diffusione della posta elettronica ha comportato la necessità di avere uno strumento che minimizzi gli effetti negativi associati al suo utilizzo, come virus e spamming, e che permetta di migliorare le funzioni di ricerca e di visualizzazione dei messaggi di posta in arrivo, i più recenti software di posta elettronica permettono di incrementare il livello di sicurezza e di ridurre la posta indesiderata, proteggendo al contempo la privacy, attraverso il blocco dei messaggi indesiderati, come virus e messaggi pubblicitari, semplicemente attivando regole automatiche per la gestione della posta indesiderata. Alcuni server di posta elettronica sono addiritura dotati della capacità di aggiornare automaticamente la lista dei server che inviano posta indesiderata e devono quindi essere bloccati.

Se la posta elettronica funziona bene e in modo sicuro, si pone il problema di gestire volumi ingenti di messaggi, che possono essere raggruppati per data, dimensione, conversazione, oggetto, importanza e altri criteri, per una più semplice individuazione e lettura. I messaggi possono essere automaticamente raggruppati in cartelle e catalogati al momento dell'arrivo, o essere messi in evidenza se richiedono immediata attenzione.

Condividere le informazioni e le risorse

La tecnologia facilita anche il lavoro di gruppo, grazie a strumenti che rendono le comunicazioni più efficienti e snelle.

Una Intranet è un sito web aziendale, non pubblico, dove è possibile pubblicare informazioni, a cui possono accedere solo le persone interne all'azienda.
I dipendenti aziendali possono utilizzarla per condividere documenti. pubblicare annunci, segnalare eventi, accedere a calendari comuni e a risorse aziendali importanti, come i database.

Per esempio, è possibile creare un documento cui tutti devono aver accesso (come un listino o una guida per i venditori) e salvarlo direttamente sul sito. È anche possibile "abbonarsi" a un documento e ricevere una notifica automatica ogni volta che viene aggiornato da un collega. Se più persone vogliono lavorare insieme alla stesura di un documento, è facile tenere traccia delle versioni successive, vedere chi è intervenuto e che modifiche ha fatto, invece di incontrarsi personalmente e intervenire manualmente sul documento.
Questa documentazione può essere resa privata e quindi non consultabile da tutti ma solo da personale autorizzato con username e password.

Supportare gli utenti mobli

Esigenze di lavoro portano sempre più spesso lontano dall'ufficio, per visitare clienti e fornitori. Contemporaneamente, però. aumenta la necessità di essere sempre "collegati" con l'ufficio, per essere sempre aggiornatie prendere decisioni rapidamente.

Probabilmente fino ad oggi queste necessità sono state risolte con l'uso del cellulare, chiamando costantemente l'ufficio per essere informati da collaboratori, ma la capacità di intervento è limitata dallo strumento. Grazie alle tecnologie mobili oggi posso portare con me un computer portatile (o uno strumento di dimensioni più piccole, quali un telefonino intelligente o Smartphone). magari dotato di connessione wireless (per collegarmi senza fili), e lavorare anche quando sono fuori ufficio.

Posso per esempio:

• leggere e rispondere con la posta elettronica
• ricevere dei documenti e lavorarci
• tenere sotto controllo trattative commerciali
• aggiornare l'agenda degli appuntamenti
• essere sempre "sincronizzato" con l'ufficio.

Convergenza informatica e telecomunicazioni evolute

Ma torniamo alle funzionalità wireless, sempre più importanti per diventare un autentico "mobile worker", vale a dire un lavoratore che gestisce la sua attività professionale in qualunque luogo e circostanza. Con l'introduzione di tecnologie mobili evolute come gli standard Wi-Fi, Gprs, Edge e Umts, gli operatori telefonici hanno lanciato sul mercato delle potenti data card, che consentono di effettuare collegamenti Internet a banda larga in modalità wireless.

Inserendo la data card completa della sua scheda Sim nel computer portatile (o nel Tablet pc), e in presenza di una rete Gprs. Edge o Umts, ci si può collegare alla Intranet aziendale e accedere ai database con i dati sul magazzino, sulla produzione, sulle consegne, sui clienti, e inoltre si consulta la posta elettronica e si inviano messaggi.

Immaginiamo una situazione-tipo concreta. Un venditore dotato di questi strumenti è in grado di recarsi dal cliente, collegarsi in modalità wireless ai sistemi informatici della sua azienda, rispondere in tempo reale alle sue domande in merito alla disponibilità di prodotti e pezzi di ricambio in magazzino, ai tempi e ai costi di consegna, allo status di un ordine precedente. Una grande dimostrazione di efficienza e di attenzione verso le esigenze del cliente: customer care in tempo reale, senza intoppi e burocrazia.
Si può effettuare direttamente un ordine presso la sede del cliente. minimizzando i tempi morti delle trattative condotte al telefono o via e-mail e traducendo subito in business la propensione all'acquisto da parte del cliente. In un periodo in cui il tasso di "fedeltà" verso i fornitori è sempre più eroso dalla forte concorrenza che caratterizza molti settori economici, concludere una trattativa "al volo" è di sicuro un plus.

Anche il Wi-Fi consente di effettuare collegamenti Internet a banda larga, ma solo in luoghi in cui gli operatori di telecomunicazioni hanno "steso" una rete Wi-Fi (Wireless fidelity, altrimenti detta Wireless locai area network o Wlan). Questa operazione è piuttosto semplice dal punto di vista tecnico e poco onerosa sul fronte dei costi: basta posizionare degli hot spot (o access point, vere e proprie "boe" tecnologiche larghe pochi centimetri) e collegarli al network generale. In queste aree, presenti ormai in molti aeroporti, alberghi e stazioni, basta accendere il pc portatile per collegarsi a Internet, purché in possesso di un pc con funzionalità Wi-Fi incorporata o implementata come accessorio e purché si paghi per l'accesso, con tariffe forfettarie o a consumo.

Gli investimenti necessari per il mobile working

Naturalmente, per cogliere al meglio tutte le opportunità offerte dagli strumenti sopra descritti è consigliabile non limitarsi all'acquisto dell'hardware e del software, ma lavorare anche all'ottimizzazione dei database aziendali e delle interfacce con i sistemi informativi aziendali. Si renderà necessaria, in molti casi. anche la consulenza di uno specialista nell'implementazione di sistemi mobili. L'acquisto di un software Erp (Enterprise resource planning, vale a dire un gestionale evoluto) consentirà di attivare quelle funzionalità sulla visibilità di tempi di produzione e consegna sopra descritte. I costi? Minori di quanto non si pensi. Oggi c'è una maggiore concorrenza, rispetto al passato, tra i gestori telefonici e i fornitori di soluzioni software e hardware, dunque i prezzi sono scesi e continueranno a scendere. Inoltre, gli specialisti in consulenza informatica hanno attivato anche nuove modalità di erogazione di software e servizi, con strumenti software in affitto e pagamento "a consumo".

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